Manajemen Proyek Sistem Informasi
*Fecky Souisay - 12096022
3.1. Konsep Manajemen ProyekManajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia ( a people management
capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan
melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
3.1.1. Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama
antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai
suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem
maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau
kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan
(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan
dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi
keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang
organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja
bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan
tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan
manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat
menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas
(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya
bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas
sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol
inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat
tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan
pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan
mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa
dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan
meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan
produktivitas.
- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan
membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan
pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai
standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak
pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya
adalah pengarahan dan perencanaan.
- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi
menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahanperubahan
yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui
peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi
perusahaan-perusahaan pesaing).
3.2. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan
dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang
baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen
puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari
manajemen puncak tersebut.
3.2.1. Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih
kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang
lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
3.2.2. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhankebutuhan
fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari :
perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang
(periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,
departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
3.2.3. Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses
utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,
umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
Membuat laporan perencanaan sistem
Meminta persetujuan manajemen
1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan
yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
1. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling
layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
Melakukan studi kelayakan
Menilai kelayakan proyek sistem
Membuat usulan proyek sistem
Meminta persetujuan manajemen
3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam
pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat
dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi
dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,
lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan
pilihan sebagai berikut :
- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
- Menggunakan teknik dekomposis
- Menggunakan satu atau lebih model empiris
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian
yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang
diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas
(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif
tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang
kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan
jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah
dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.
Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer
Associates’ CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku
yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis
dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan
mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk
mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang
dikaitkan dengan penggunaan produk.
*Tian Hapidin - 12096070
Konsep Manajemen Proyek
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar.
- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).
Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
�� Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
�� Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
�� Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
�� Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
�� Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
�� Membuat laporan perencanaan sistem
�� Meminta persetujuan manajemen
1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
�� Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
�� Mengumumkan proyek pengembangan sistem
1. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
�� Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
�� Melakukan studi kelayakan
�� Menilai kelayakan proyek sistem
�� Membuat usulan proyek sistem
�� Meminta persetujuan manajemen
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
- Menggunakan teknik dekomposis
- Menggunakan satu atau lebih model empiris
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.
Firman Sudibjo - 12095313
Konsep Manajemen Proyek
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar.
- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.
- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.
- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :1. Merencanakan proyek-proyek siste.
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
- Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
- Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
- Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
- Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
- Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
- Membuat laporan perencanaan sistem
- Meminta persetujuan manajemen
Persiapan ini meliputi :
- Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
- Mengumumkan proyek pengembangan sistem
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
- Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
- Melakukan studi kelayakan
- Menilai kelayakan proyek sistem
- Membuat usulan proyek sistem
- Meminta persetujuan manajemen
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
- Menggunakan teknik dekomposis
- Menggunakan satu atau lebih model empiris
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.
*Lalu Paksi Achmad Nur - 12095729
Manajemen Proyek dalam kemajuan dan Perkembangannya di dunia perindustrian telah membawa kita untuk mengupayakan perubahan dibeberapa segi dan juga pada system manajemen yang mana kita dituntut untuk memiliki ketepatan, kinerja yang baik, kecermatan, ekonomis, keamanan, ketelitian serta kecepatan yang besar dalam mengatur tujuan suatu proyek. Manajemen secara definisi merupakan kegiatan baik penanaman modal besar atau kecil dalam bentuk skala proyek, membutuhkan bentuk sistim yang telah terbukti dan meng-aplikasi-kan pengetahuan yang benar pada bidangnya serta sumber daya yang berkualitas.
Sedangkan Proyek adalah suatu gabungan SDM(sumber daya manusia), biaya(modal) dan material/alat yang di bentuk oleh organisasi yang bersifat non permanen, untuk mencapai tujuan khusus dan sasaran yang tepat. Dan proyek dapat dikatakan sementara dengan waktu terbatas berdasarkan kesepakatan rencana awal. Suatu proyek terjadi disebabkan suatu kepentingan yang mendesak yang disebabkan oleh sebuah tuntutan pengembangan pada tempat yang ditentukan.
Jenis manajemen proyek dalam artikel ini, kita kelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya.
- Proyek Konstruksi. Contohnya berupa gedung-gedung, pembangunan jembatan dan jalan raya.
- Manufacturing Industry Project. Berupa Kegiatan merancang proyek sehingga terbuatnya suatu hasil(produk).
- Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.
- Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana transportasi, Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.
- Research and Development Project. Dapat kita sebut suatu penelitian dan pengembangan, hingga terjadinya sebuah hasil dan mempunyai tujuan untuk meningkatkan atau memperbaiki suatu pelayanan, produk atau metode tertentu.
- Proyek Pelayanan Manajemen. Sangat berkaitan erat dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dan termasuk manajemen proyek itu sendiri.
- Capital intensive projects. Bentuk proyek dengan skala modal besar. Contohnya pembelian dan pengadaan suatu barang, pembebasan tanah dan pembangunan suatu fasilitas produksi.
Definisi Manajemen Proyek merupakan penerapan keahlian, ilmu pengetahuan dan ketrampilan, baik secara teknis dengan menggunakan resource terbatas untuk menggapai sasaran yang ditetapkan, supaya menhasilkan kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja yang optimal.
Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang terarah dan baik, karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek dapat tercapai. Yang wajib dikelola dalam lingkup manajemen proyek yaitu mutu, biaya, waktu, keselamatan kerja dan kesehatan, lingkungan, sumberdaya, resiko dan sistem informasi.
Terdapat tiga hal besar yang ditelaah dalam artikel manajemen proyek ini, untuk menciptakan berlangsungnya suatu proyek, yaitu :
Agar dapat mencapai suatu tujuan, proyek perlu suatu perencanaan yang terencana dengan baik. Dengan cara memberikan sasaran dan tujuan proyek sekaligus membuat administrasi dan program, supaya dapat diterapkan. Dengan tujuan, untuk memenuhi segala syarat yang ditentukan dalam batasan waktu, termasuk biaya, mutu dan keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dikerjakan dengan cara melakukan studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan dalam lingkup manajemen proyek (didalamnya termasuk waktu, biaya, mutu, sumberdaya, keselamatan kerja dan kesehatan, lingkungan, sistem informasi dan resiko).
Penjadwalan manajemen proyek merupakan penerapan dari perencanaan dengan memberikan pengetahuan tentang jadwal rencana serta kemajuan proyek, dan mencakup semua sumber daya ada, termasuk biaya, peralatan, tenaga kerja, material dan tepat waktu dalam menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek dilakukan dengan mengamati perkembangan proyek dengan bermacam permasalahannya. Proses pengawasan dan memperbarui selalu dikerjakan untuk menghasilkan penjadwalan yang benar, supaya sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa cara untuk membuat penjadwalan proyek, yaitu Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Kurva S (hanumm Curve), Network Planning, Time Barchart dan durasi kerja. Apabila terjadi kesalahan dan penyimpangan terhadap awal rencana, maka dilakukan tindakan koreksi dan evaluasi terhadap proyek, supaya tetap berjalan pada dijalur yang benar.
Tujuan utama dari proyek dengan mengurangi atau menghilangkan segala bentuk penyimpangan yang mungkin bisa terjadi selama pengerjaan pembangunan proyek. Tujuan dari pengendalian proyek adalah memberdayakan seluruh waktu, mutu, biaya proyek dan keselamatan kerja terjaga, serta mempunyai kriteria tepat sebagai tolak ukur. Seluruh kegiatan yang dikerjakan selama proses pengendalian adalah pemeriksaan, pengawasan dan koreksi ulang terhadap proyek selama proses pelaksanaan.by Fecky n Kawan"....
